YEREL PROJELER İÇİN HİBE YARDIMI PROGRAMI (GGP) - TÜRKÇE -
Japon Hükümeti, kalkınmakta olan ülkelerde çeşitli ihtiyaçları
karşılamak üzere tasarlanmış kalkınma projelerine yönelik bir mali yardım
programı sunmaktadır. Yerel Projeler İçin Hibe Yardımı (GGP) olarak
adlandırılan bu program, sivil toplum kuruluşları ve belediyeler gibi çeşitli
kuruluşlarca önerilen projeleri desteklemektedir. Bu program, esnek olması ve
zamanında destek vermesi nedeniyle mükemmel bir üne sahiptir.
Japon Hükümeti bu programı Türkiye’ye de taşımaya karar vermiştir.
İki devlet arasındaki ilgili anlaşma ve prosedürler 11
Eylül 2000 itibariyle tamamlanmıştır. Program söz konusu tarihten itibaren
uygulanmaktadır.
Türkiye’deki Japon Büyükelçiliği tarafından hazırlanan bu bilgi
dokümanı, programın amaçlarını, kriterlerini,
prosedürlerini ve anılan GGP programından destek sağlamak için gerekli diğer
hususları açıklamaktadır.
1. Amaç
Yerel Projeler İçin Hibe Yardımı Programı, sivil toplum
kuruluşları, belediyeler ve diğer kar amacı gütmeyen kuruluşlara, kalkınma
amaçlı projelerini uygulayabilmeleri için geri ödemesiz bir mali yardım
sağlamaktadır.
GGP hibe olanağının Türkiye’de uygulanması, Japonya Resmi Kalkınma
Yardımı (ODA) için yerel topluluklara doğrudan fayda sağlayacak yeni bir
işbirliği alanı yaratmaktadır.
2. Kriterler
Yerel Projeler İçin Hibe Yardımı programının mali destekleri, her
yıl başvuruların aşağıdaki kriterlere göre proje
bazında tek tek incelenip değerlendirilmesinden sonra
sağlanır:
(a)
Uygun Başvuru Sahibi
Başvuru sahipleri, Türkiye’de yerel seviyede
kalkınma projeleri uygulayabilecek kar-gütmeyen kuruluşlar olmalıdır. Sivil
Toplum Örgütleri ve belediyeler uygun kuruluşlar olarak kabul edilmektedir.
Devlet kurumları, ancak söz konusu bölgede ve/veya sektörde ilgili projeyi
uygulayabilecek sivil toplum örgütleri yoksa ve de söz konusu proje çok kritik
öneme sahip ise başvuru yapabilir. Bireyler ve ticari kuruluşlar/şirketler
başvuru yapamaz.
Ayrıca başvuru sahiplerinin, önerdikleri projeyi yerel seviyede uygulaması
ve projeden faydalanacak tek kesim olmaması gerektiği de dikkate alınmalıdır.
(b) Faydalanacak Kesim (Hedef Topluluk)
Projeler yerel seviyede etkiye sahip olacak ve toplumun
dezavantajlı kesimlerini hedefleyecektir. Şirketler (ticari kuruluşlar),
bireyler, üniversiteler ve araştırma kurumları programdan faydalanamaz. Hedef
gruptaki faydalanacak kişi sayısı makul düzeyde olmalıdır.
(c) Sağlanabilecek Maksimum Fon / Hibe Miktarı
Proje başına hibe miktarı 10 milyon Japon Yen’ini geçemez. Japonya
Büyükelçiliği elindeki sınırlı bütçe ile mümkün olduğunca çok proje uygulamak
istemektedir. Dolayısıyla, hibe miktarını en verimli şekilde kullanan projeler
tercih önceliğine sahip olacaktır. Yalnız, proje harcamaları ile ilgili Katma
Değer Vergisi (KDV) tutarlarının hibe programı tarafından ödenemediği ve
başvuru sahibi tarafından karşılanması gerektiğini lütfen hesaba katınız.
3. Tercih Edilen Projeler
(a) Proje Alanları
1) Yerel düzeydeki kalkınma projeleri GGP programı kapsamında mali
yardım almaya uygundur. Yalnız, toplumdaki dezavantajlı kesimleri /
toplulukları hedefleyen projelere özel önem verilmektedir. Öncelik şu proje
alanlarına verilecektir:
-Temel Sağlık: Sağlık merkezlerinin ekipmanlarının
yenilenmesi, yeni ekipman sağlanması gibi;
-Engelli İnsanlar: Özel okul veya merkezler,
engellilere yönelik üretim merkezleri/atölyeleri
-Kalkınmada Kadın: Eğitim ve rehabilitasyon merkezleri, beceri geliştirme,
mesleki eğitim gibi;
-Kamu Faydası/Diğer Dezavantajlı Kesimler: Yaşlılar için özel bakım merkezleri,
huzurevleri, eğitim ve rehabilitasyon merkezleri, sokak çocukları veya
kimsesizler için tesisler, gibi;
-Kapasite Geliştirme ve Eğitim: Mesleki eğitim, özel topluluklar için kapasite
geliştirme programları, gibi; ve
-Küçük ölçekli afet projeleri.
2) Daha az önceliği olan olumlu proje alanları ise şöyle
sıralanabilir: çevre koruma, içme suyu temin, kanalizasyon, ağaçlandırma, gelir
getirici projeler, sulama, vb.
Projeler, yeni veya ek tesisler, kapsamlı onarım işleri, veya ekipman ve/veya malzeme teminini hedefleyecektir.
(b) Kabul Edilmeyen Projeler (Negatif Liste)
Aşağıdakiler
GGP programı kapsamı dışındadır:
-İlköğretim okulları ya da liseler için bilgisayar,
-Bilgisayar eğitimi (özel koşullar dışında),
-Kültür veya spor olayları veya projeleri,
-Çevre düzenleme, bahçe çalışmaları v.b.
-Yollar,
-Lise veya üniversite eğitimi projeleri,
-Özel fabrika veya çiftlik,
-Kilise, cami, v.b. yapımı,
-Dini aktiviteler,
-Araştırma projeleri,
-Yasal danışmanlık,
-Ticari projeler (örneğin: tavuk çiftlikleri, fırın, küçük ölçekli işletme)
-Yerel seviyede direkt etkisi olmayan projeler, ve
-Başka bir programın kısa vadedeki planlama veya uygulaması kapsamına giren
projeler.
(c)
Diğer Koşullar
GGP, başvuru sahibi tarafından uygulanacak proje önerilerine sadece kısmi
destek sağlar. Önerilen proje belirtilen koşullara uygun olsa dahi,
Büyükelçilik aşağıdakilere katkıda bulunmaz:
-Maaşlar ve Tazminatlar,
-Burslar,
-Seyahat ve Konferans Harcırahları,
-İşletme Maliyetleri (kira, telefon, elektrik, yakıt, ulaşım, v.b),
-Ham Madde
-Ofis Ekipmanı (fotokopi, faks, bilgisayar, mobilya, v.b.)[eğer projenin küçük
ama gerekli bir parçasını oluşturuyorsa kabul edilebilir],
-Araçlar (ambulans, mobil klinikler ise kabul edilebilir ama katı kurallar
uygulanır),
-Bilgisayar [eğer projenin/proje bütçesinin küçük ama gerekli bir parçasını
oluşturuyorsa kabul edilebilir], ve
-Diğer tüketim malzemelerinin bir çoğu.
Ayrıca, Proje harcamaları kapsamındaki Katma Değer Vergisi (KDV)
meblağları da Elçilik tarafından karşılanamamaktadır. Bu bedelin başvuru sahibi
/ proje uygulayıcısı tarafından karşılanması gerekecektir.
(d) Büyükelçilik güçlü kapasite geliştirme ve sivil toplum
geliştirme unsurlarına sahip projeleri tercih eder.
(e) Elçilik, tecrübe sahibi olmayan sivil toplum örgütlerini ve
toplulukları tecrübeli sivil toplum örgütleri ile işbirliği yapmaya teşvik
eder. Bu işbirliğinin güçlü kapasite geliştirme ve beceri geliştirme
unsurlarını barındırması gerekmektedir.
(f) Toplulukların değişik ihtiyaçlarına çözüm getiren/yardımcı
olan ve birden çok faydaya/etkiye sahip projeler hibe desteği için önceliğe
sahip olacaktır.
(g) Elçilik ülkenin kalkınma gereksinimlerine göre öncelikli proje
alanlarını belirleyebilir.
4. Başvuru ve Değerlendirme
Eğer kuruluşunuz yukarıda belirtilen koşulları yerine getiriyorsa
ve bir kalkınma projesi uygulamak için GGP’nin mali
desteğini almak istiyorsanız bir başvuru formu doldurup Elçiliğe teslim ediniz.
Başvuru formları, Elçilikten veya Elçiliğin web sitesinden temin edilebilir.
Not:
i. Mali destek sağlanacak projelerin seçiminde, Japonya Hükümeti, projenin
etkisi ve sürdürülebilirliğine yüksek önem vermektedir. Dolayısıyla, öncelikle
Elçiliği sürdürülebilir kalkınma projelerini yürütme/yönetme kapasitesine sahip
olduğunuza dair ikna etmelisiniz. Bu sebeple, kuruluşunuzun önceki
başarılarının detaylı bir dökümünü sunmanız faydalı olacaktır. Ayrıca,
sürdürülebilirlik ile ilgili planlanan tüm önlemleri gösteren ve idari ve
bakım/işletme düzenlemelerini de içeren detaylı bir sürdürülebilirlik planı
sunmak gerekecektir.
ii. Yukarıda belirtildiği gibi, Japon Hükümeti
maaşlar ve işletme maliyetleri için mali destek sağlamamaktadır. Dolayısıyla,
projenin işletmesi bizzat tarafınızdan (başvuru sahibi tarafından) ya da
faydalanacak kesim tarafından finanse edilmelidir. Büyükelçiliği, projenin
devamını sağlanabileceğine ikna edebilmek için, işletme maliyetlerini
karşılayabilecek yeterli kaynağa/fona ve/veya kaynak sağlayıcı
araçlara/düzenlemelere sahip olunduğunu kanıtlamanız gerekmektedir.
iii. Projeye ayrılacak kaynağın doğru tespit
edilebilmesi için, aşağıda belirtildiği gibi, Elçiliğin isteği üzerine “Detaylı
Değerlendirme” sırasında fiyat teklifleri sağlanması gerekmektedir. Mümkün olan
her satın alma kalemi için 3 değişik tedarikçiden fiyat teklifi teslim
etmelisiniz. Bazı koşullarda (örneğin, acil durumlar veya sınırlı sayıda satıcı
olması halinde) Büyükelçilik bu üç ayrı teklif şartına gerek duymayabilir.
Başvuru ve Değerlendirme Aşamaları: İlgili süreç aşağıdaki
aşamalara bölünmüştür:
1. Başvuru ve Ön-değerlendirme (2-4
hafta): İstekliler, Elçilik tarafından verilen başvuru formunu doldurarak
başvuracaktır. İlgili form, proje fikrinin/çerçevesinin (amaç, sosyo-ekonomik etki ve diğer hususlar) ön-değerlendirmesi
için basit bir anket içermektedir (başvuru formuna detaylı çizimler/projeler,
fiyat teklifleri ve teknik detaylar eklenmemelidir).
Elçilik en kısa zamanda projenin/başvurunun uygunluğu ve önceliği
konusunda karar verecektir. Uygun ve öncelikli bulunan projeler sürecin ikinci
aşaması olan “Detaylı Değerlendirme” aşamasına geçer.
Bir proje tamamen programa uygun olsa bile, programın söz konusu
mali yıla ait önceliklerinden dolayı bu aşamayı geçemeyebilir.
2. Detaylı Değerlendirme (4-8 hafta): Bu
aşamanın amacı, projeyle ve uygulayıcı kuruluş/başvuru sahibi hakkında kapsamlı
bir değerlendirme yapmaktır. Bu çalışma sosyal, teknik, ekonomik, mali,
kurumsal, çevresel ve gerekli diğer değerlendirme unsurlarını kapsar.
GGP değerlendirme ekibi, başvuru sahibinden çalışmalarını
tamamlayabilmeleri için detaylı bilgi ve doküman isteyecektir. Destekleyici
dokümanlar bunlarla sınırlı kalmaksızın aşağıdakileri içerebilir:
- Başvuru Sahibi’nin resmi belgeleri (kayıt, yetki, vb.);
- Başvuru Sahibi’nin geçmiş mali yıla ait noter onaylı bilançosu/ mali
bildirimi;
- Yetkili kişi/ proje müdürü için düzenlenmiş yetki belgesi;
- Proje müdürü ve anahtar personele ait özgeçmişler;
- Referanslar ve deneyim (ilgili alanda en az 3 yıllık geçmiş deneyim
beklenmektedir);
- İlgili proje için gerekli izinler;
- Proje alanını/sahasını gösteren detaylı harita ve uygulanabildiği durumlarda
proje çizimleri;
- Bütçedeki her kalemin açıklaması ve gerekçesi;
- Proje ve projenin gerekli unsurları için teknik standart ve temel
şartnameler;
- Fiyat teklifleri (farklı tedarikçilerden/müteahhitlerden en az 3 adet) / Pro forma teklifler;
- Her bir taraf kuruluşun önerilen katkılarını gösteren detaylı bütçe ve fiyat
dökümü;
- Hedef topluluk ile ilgili demografik ve proje ile ilgili anahtar bilgiler;
- Nicelikli/Sayısal büyüklüklerle gösterilecek etki beklentileri (mevcut durum
ile beklenen arasında karşılaştırmalı);
- Eylem Planı;
İdari ve Bakım/İşletme Düzenlemelerini de içeren Sürdürülebilirlik
Planı.
Saha İncelemesi: Detaylı değerlendirme çalışması boyunca
veya daha sonra, proje sahasına bir inceleme gezisi düzenlenecektir.
Eğer başvuru sahibi istenen bilgileri ve desteği zamanında
sağlayamazsa ve /veya proje yukarıda belirtilen değerlendirme unsurları
kapsamında uygulanabilir bulunmazsa, Elçilik söz konusu proje için dosya
kapatıp başvuruyu geri çevirecektir. Bu aşamada olumlu değerlendirilen
projeler, programdan hibe desteği kazanma potansiyeline sahip olacaklardır.
1. Onay Aşaması (2-3 ay): Değerlendirme sonucu
uygun ve uygulanabilir bulunan projeler onaya sunulur. Elçilik tarafından
onaylanan projeler önce Türk Dışişleri Bakanlığına ve daha sonra da Japon
Dışişleri Bakanlığına görüş ve onay almak üzere yollanır.
Japonya Büyükelçiliği elindeki kaynaklardan daha fazla başvuruya
maruz kaldığından dolayı, Programın, detaylı değerlendirmeyi tamamladıktan
sonra, sadece en uygun ve tercih edilen projelere fon sağladığı da hesaba
katılmalıdır.
2. Hibe Sözleşmesi (1-2 hafta): Eğer proje onaylanır ve
gerekli tüm onaylar da toplanırsa, başvuru sahibinden hibe sözleşmesi için
hazırlık yapması istenecektir. Daha sonra, Japonya Elçiliği ile hibeye hak
kazanan kuruluş arasında bir Hibe Sözleşmesi imzalanır. Hibe Sözleşmesi
projenin adını, amaçlarını ve detaylarını, hibeye hak kazanan ve uygulamayı
üstlenen kuruluş veya kuruluşların tanımı yapar; Ödenecek en fazla hibe
miktarını belirtir, ve bununla birlikte hibenin sadece
mutabık kalınan şekilde kullanılması gerektiğini belirten bir madde içerir.
Yıllık Program / Takvim: Başvurular, GGP
programı yürürlükte olduğu sürece herhangi bir zamanda yapılabilir. Prensip
olarak değerlendirmeler yılda 2 dönem halinde topluca yapılmaktadır. Bu
dönemlerin zamanlaması, ilgili para transferlerinin projenin onaylandığı mali
yıl içinde yapılması gerekliliğine göre ayarlanmaktadır. Japonya’da mali yıl 1
Nisan’da başlar ve 31 Mart’ta sona erer.
5. Uygulama
Hibenin Aktarılması: Programdan yararlanacak kuruluş, projede
kullanılacak mal ve/veya hizmetleri temin edecek tedarikçilerle alım
sözleşmelerini yapmış olmalıdır. Sözleşmeler yapılmadan önce Büyükelçilik bu
sözleşmeleri, maliyetlerin ve bütçe kalemlerinin uygunluğunu doğrulamak
amacıyla büyük bir dikkatle inceler. Büyükelçilik inceleme sonucu sözleşme
maliyetlerini onaylaması halinde yardımı alacak kuruluştan imzalı bir ‘ödeme
talebi’ alır ve belirlenen miktardaki hibe yardımını projeye aktarır. Hibe
miktarının aktarımından hemen sonra ilgili makbuz Büyükelçiliğe yollanır.
Proje Uygulaması: Hibe uygun bir şekilde ve sadece,
onaylanan proje için gerekli hizmet ve ürünlerin tedarik edilmesi için
kullanılacaktır. Hibe aktarımı yapıldıktan hemen sonra, proje uygulaması
zamanında ve mutabık kalınan takvime uygun olarak yol alacaktır.
Gelişme Raporları: Elçilik proje uygulaması süresince ara
gelişme raporları istemektedir. Ayrıca, uygulayıcı kuruluş proje sonunda nihai
bir rapor teslim edecektir. Bu nihai rapor fonların uygun kullanımını
kanıtlayan mali bildirim ve faturalarla desteklenmelidir.
Gelişme raporlarının, Hibe Sözleşmesi’nden önce görüşülüp üstünde
mutabık kalınacak standart bir formata sahip olması beklenmektedir. Bu
raporlara, planlanan ve tamamlanan gerçekleşmeleri mukayeseli olarak birlikte
gösteren bir tamamlanmış işler raporu eklenmelidir. Buna ilaveten, hem
Elçiliğin hem başvuru sahibinin bağımsız olarak kullanıp raporlayacağı “izleme
ve değerlendirme göstergeleri” için, taraflar yine sözleşme öncesinden mutabık
kalacaklardır.
Çeşitli Notlar:
1) Alınan hibe yardımı yalnızca proje uygulaması çerçevesinde
kullanılacaktır. Japonya Büyükelçiliği, fonların proje dışı amaçlar için
kullanımını tespit ettiği takdirde hibenin geri ödenmesini talep etme hakkını
saklı tutar.
2) Büyükelçilik, bağımsız bir denetim firması veya Büyükelçiliğin
temsilcileri tarafından yapılacak denetleme işlemlerini kolaylaştırması bakımından,
yardımı alan kuruluşun proje uygulaması için ayrı bir muhasebe kaydı tutması
tercih edilir.
3) GGP programı hesapların bağımsız denetçiler tarafından
denetlenmesini gerektirir. Denetim maliyeti proje bütçesine dahil
edilebilir. Denetimin nasıl yapılacağı konusunda Büyükelçilik ve başvuru sahibi
sözleşme imzasından önce mutabık kalacaklardır.
4) Proje başlama tarihinden bağımsız olarak, hibe aktarımı Japon
mali yıl sonu olan 31 Mart’tan önce yapılır.
5) Eğer yardımı alan (uygulayıcı) kuruluş beklenmeyen bir nedenden
dolayı proje planlarını değiştirmek zorunda olduğunu görürse, Büyükelçiliğe
başvurup değişiklikle ilgili onayını önceden almalıdır.
6. Genel Hususlar
- Başvuru formlarının ve diğer tüm ilgili
dokümanların İngilizce sunulması arzu edilir. Ancak, başvuru sahibi
dokümanlarını İngilizce hazırlayacak imkanlara sahip
değilse, Türkçe olarak da sunabilir.
- Başvuru formu daktilo veya bilgisayar aracılığıyla
doldurulmalıdır. Büyükelçilik ilgilenenlere başvuru formunun ve bilgi dokümanlarının
hem basılı hem de bilgisayar ortamındaki kopyasını temin eder.
- Projenin gerekçesi, amacı, detayları ve beklenen
etkisi başvuru formunda detaylıca açıklanmalıdır.
- Değerlendirme süreci uzun bir zaman aldığından
dolayı, başvurunuzun geçerlilik süresini ve zaman ve/veya dönem ile ilgili
kısıtlamaları belirtmeniz faydalı olacaktır.
Sorularınız
İçin:
GGP Programı
Yoshihito Kageyama, 1. Sekreter
Ogün H. Çiçek, GGP Program Danışmanı
Japonya Büyükelçiliği , Reşit Galip Cad., No:
Tel: 0.312.446 05 00 / 274
Faks: 0.312.437
25 04
ekonomi@jpn-emb.org.tr